高等学校档案工作规范》和《内江职业技术学院档案管理实施意见》制订本制度。

一、无论院内外，凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围内的档案，并可摘录和复制。凡复制档案，须由档案科负责办理。复制的档案，须加盖档案室查阅证明材料专用章后方为有效。

二、院外单位或个人利用档案，须凭单位介绍信并原则上应经档案管理员同意后方可查阅。

三、院内单位及个人查阅档案，原则上也要凭单位介绍信。如果要求查阅未开放的档案，须经综合档案室负责人同意并报院领导批准。

四、查阅不属于自己职能范围的机密案卷，除按上述规定外，还应经党政办负责人批准；查阅绝密案卷和党委会议、院长办公室会议记录，则应经学院党、政领导同意，并限定查阅范围。

五、档案原则上在室内阅览，如因工作特殊需借出者，应办理借阅手续后，方可借出，时间不超过一周。

六、借阅档案要严守保密规定，注意爱护，不得涂改、圈划打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得擅自公开档案内容，违者按《档案法》、《保密法》及《内江职业技术学院档案管理实施意见》的规定，视问题性质和情节严肃处理，直至追究法律责任。

七、为了确保档案的安全，避免丢失现象的发生，档案工作人员一律不得代他人借出档案。

八、借出档案归还时，双方共同验收，如发现问题，应及时报请有关部门处理。